समूहगत कार्यका समस्या एवं प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्ने उपायहरू « प्रशासन
Logo ५ माघ २०७८, बुधबार
   

समूहगत कार्यका समस्या एवं प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्ने उपायहरू


११ पुस २०७८, आइतबार


१. सन्दर्भ सुरुवात
साझा उद्देश्य प्राप्ति गर्नका लागि कार्यालय भित्रका दुई वा सो भन्दा बढी कर्मचारीहरू एक आपसमा आबद्ध भएर गर्ने कार्यलाई समूहगत कार्य भनिन्छ ।कार्यालयमा कर्मचारीले आफ्नो कार्य जिम्मेवारी अनुरूप समूहमा बसेर साझा उद्देश्य हासिल गर्न एक–अर्काप्रति अन्तर सम्बन्धित भएर आपसी छलफल एवं समन्वयबाट कार्यसम्पादन गर्दछन् । कुनै निश्चित कार्यका लागि कार्यप्रकृतिअनुरुप सङ्गठनभित्रका निश्चित कर्मचारीहरूको समूह बनाउँदै समूहका सदस्यहरूबिच आपसी विश्वास, सद्भाव र सहयोग कायम राख्दै आपसी छलफलबाट साझा धारणा बनाउँदै कार्यसम्पादन गरिन्छ । यसरी समूहगत कार्यबाट समूहका कर्मचारीहरूमा उत्प्रेरणा बढेर कार्यालयको उत्पादन र उत्पादकत्व बढ्दछ ।

२. समूहगत कार्यका समस्याहरू
आफूलाई तोकिएको जिम्मेवारी अनुरूप समूहमा बसेर काम गर्दा भोग्नुपर्ने समस्याहरू यस प्रकार छन् ।

• विश्वासको कमी: समूहगत कार्यको अपरिहार्य तत्त्वको रूपमा सबै सदस्यहरूबिच विश्वासको वातावरण सिर्जना हुनुलाई लिइन्छ । समूहमा रहेका सदस्यहरूले व्यक्तिगत र पेसागत रूपमा एक अर्कालाई राम्रोसँग चिनेर विश्वासको वातावरण कायम गर्न सक्नुपर्दछ । तर कहिलेकाहीँ विश्वासको वातावरण सिर्जना हुन नसक्दा समस्याको रूपमा देखा पर्दछ ।

• जानकारी आदानप्रदान नहुनु: समूहका सदस्यहरूले आफूसँग रहेको ज्ञान, अनुभव र दक्षतालाई समूहमा प्रस्तुत गर्नमा कन्जुस्याइँ गर्ने गरेको समेत देखिन्छ । जसले गर्दा समूहले आफ्नो क्षमता प्रदर्शन गर्न नसकिरहेको अवस्था हुन्छ ।

• वैचारिक द्वन्द्व: समूहमा काम गर्दा सदस्यहरूले प्रस्तुत गरेका विविध विचारहरू बाझिने हुन्छन् । तिनलाई सकारात्मक रूपमा लिई व्यवस्थापन गर्न नसकिएमा वैचारिक द्वन्द्वको वातावरण बनिरहेको हुन्छ ।

• पारदर्शिताको अभाव: समूहगत क्रियाकलापहरूमा पारदर्शिता विश्वासको वातावरण सिर्जनाको पूर्वशर्त हो । समूहका सदस्यहरूका गतिविधिहरू विशेष गरी आर्थिक मामिलामा पारदर्शिताको अभावमा समस्या पैदा हुने गरेको हुन्छ ।

• सक्रिय सहभागिता नहुनु: समूहमा काम गर्ने सदस्यहरू सबैको मानसिक एवं भावनात्मक रूपमा समेत सक्रिय सहभागिता नहुनु समस्याको रूपमा देखा परिरहेको हुन्छ ।

• दीर्घकालीन सोच नहुनु: समूहमा काम गर्दा विशेष गरी नेतृत्व तहमा दीर्घकालीन सोचको अभावमा समेत समस्या सिर्जना हुन्छु ।

• परिवर्तन व्यवस्थापन हुन नसक्नुु: समूहगत कार्यको सिलसिलामा हुन सक्ने परिवर्तनलाई उचित तवरले व्यवस्थापन गर्न नसकिएमा त्यसले समस्या खडा हुन्छ ।

• समूहगत चरित्रविनाको समूह: समूहगत कार्यमा समूहका सबै सदस्यहरूमा समूहगत भावनाको विकास हुन जरुरी हुन्छ । समूह सदस्यहरूले एक ढिक्का भई आफूले गरिरहेको कार्य समूहगत लक्ष प्राप्तिका लागि हो, त्यसमा मेरो पनि योगदान आवश्यक छ र हामी सबै मिलेर काम गर्नुपर्छ भन्ने भावना विकसित नहुँदा त्यसले समस्या निम्त्याउँछ ।

• विभिन्न दिशातिर फर्किनु: समूहका सदस्यहरूलाई के गर्ने, कहिले गर्ने, कसरी गर्ने र यसरी लक्षमा पुग्ने भनेर एकै दिशामा अघि बढाउन सकिएन भने त्यसबाट समस्या आउँछ ।

• निर्णय निर्माणमा कठीनाई: समूहगत कार्यको अर्को प्रमुख समस्या भनेको उत्तम विकल्पको छनौट गरी निर्णय निर्माण गर्नु हो । समूहका सदस्यहरूमा हुने विचारमा विविधताका कारण यस्तो अवस्था आउँछ ।

• कमजोर सञ्चार:समूहका सदस्यहरूबिच खुला एवं स्पष्ट रूपमा कार्य प्रगति, प्रक्रिया लगायतका बारेमा सञ्चार नभएर पनि समस्या हुने गर्छ ।

• नेतृत्व क्षमताको अभाव: समूहगत कार्यको सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण पक्ष भनेको समूहलाई नेतृत्व गरी रहेका ब्यक्तिला असल नेतृत्व क्षमताको विकास हुन जरुरी हुन्छ । यदि त्यसो नभएको खण्डमा समूहलाई सही दिशातर्फ डोर्‍याउन नसकी लक्ष प्राप्ति हुँदैन । कार्य अनुभवको कमीले समेत यस्तो क्षमतामा केही कमी देखिन्छ ।

• सृजनशीलताको अभाव: समस्या समाधान गर्नुपर्ने प्रकृतिका कार्यमा नयाँ विचारको प्रतिपादन गर्नुपर्ने हुँदा समूह सदस्यहरूमा सृजनशीलताको अभावमा त्यो नभई रहेको परिस्थिति हुन्छ ।

• भूमिकामा र जिम्मेवारीमा अनिश्चितता:कुनै निश्चित कार्य गर्नका लागि समूह बनाईएपनि सबै समूह सदस्यहरूको भूमिका र जिम्मेवारीलाई स्पष्ट पारिएन भने त्यसले समस्या पार्दछ ।

• लक्ष्यमा अस्पष्टता समूहले कहिले, कहाँ, कसरी र कुन उपाय अपनाएर पुग्ने हो सो अनुरूप लक्ष निर्धारण गरिएन भने गन्तव्यमा पुगिँदैन ।

• बौद्धिक क्षमतामा फरकपन: समूहगत कार्यको अर्को समस्या भनेको समूह सदस्यहरूबिचमा बौद्धिक क्षमता वा भनौँ तोकिएको कार्य जिम्मेवारी सम्पन्न गर्ने कौशलतामा हुने फरकपनले गर्दा एकै गतिमा कार्य अघि नबढ्न सक्ने परिस्थितिको सिर्जना हुन्छ ।

• समूहगत संरचना स्पष्ट नहुनु:समूहका सदस्यहरू को कसप्रति कसरी जिम्मेवार र उत्तरदायी हुने भन्ने किसिमको स्पष्ट संरचना तोकिएन भने पनि समस्या आउँछ ।

• समूह सदस्यको अस्वाभाविक ब्यवहार: समूहमा कार्य गर्दा कहिलेकाहीँ समूह सदस्यहरूको अस्वाभाविक एवं अनुशासनहीन वा भनौँ पदीय मर्यादा विपरीतका कार्यहरूको समेत सामना गर्नुपर्ने हुन्छ ।

• निर्णय निर्माणमा पदीय प्रभाव:समूहमा माथिल्लो तहको पदाधिकारी रहेको खण्डमा तर्कसङ्गत नहुँदा नहुँदै पनि निर्णयको चरणमा प्रभावित पार्ने कुरा समस्याको रूपमा नै देखा परिरहेको हुन्छ ।

यी समस्याहरूका अतिरिक्त कार्य प्रकृति अनुरूप अन्य विविध समस्याहरूको समेत सामना गर्नुपर्ने हुन्छ । त्यस्ता समस्याहरूको समयमै पहिचान गरी समूहको कार्य प्रभावकारिता अभिवृद्धिकालागिसमूह सदस्यहरूबाट र नेतृत्व तहबाट आवश्यकता अनुसार परिवर्तन गर्नुपर्दछ ।

३. समूहगत कार्यको प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्ने उपायहरू
समूहगत कार्यको प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्ने उपनयहरू निम्न बमोजिम छन् ।

• भूमिका र जिम्मेवारीको स्पष्ट बाँडफाँड: तोकिएको जिम्मेवारी पुरा गर्नको लागि समूह गठन भइसकेपछि सबैको भूमिका र जिम्मेवारीको बाँडफाँड स्पष्ट रूपमा गर्नुपर्ने हुन्छ । सोही भूमिका र जिम्मेवारी अनुरूप कार्य प्रभावकारिताका सूचकहरू समेत विकास गर्नुपर्दछ ।

• प्रभावकारी सञ्चार माध्यमको उपयोग: समूहका सदस्यहरूबिच प्रभावकारी सञ्चार माध्यमको रूपमा मेसेन्जर, भाइवर र बैठकको हकमा हाल प्रचलित जुम, टिम जस्ता प्रविधिको उपयोग गर्नुपर्दछ ।

• पहुँचयोग्य लक्ष निर्धारण: समूहले कार्य जिम्मेवारी लिइसकेपछि त्यसलाई पुरा गर्ने लक्ष निर्धारण गर्दा त्यहाँसम्म पुग्न सकिने वा नसकिने यकिन गरेर मात्र निर्धारण गर्नुपर्दछ ।

• समय व्यवस्थापन समूहमा रहेर कार्य गर्ने क्रममा सबै पक्षलाई समेट्ने गरी समय व्यवस्थापन गर्नु जरुरी हुन्छ । अनुत्पादक क्षेत्रमा समय खर्च नहुनेतर्फ सावधानी अपनाउनुपर्दछ ।

• पृष्ठपोषण लिनेदिने: समूहका सदस्यहरूबिच विश्वासको वातावरण सिर्जना गरी सबैको राय सल्लाह एवं सुझाव लिने दिने संस्कृतिको विकास गर्नुपर्दछ ।

• सबैको कुरा सुन्ने: समूहका सबै सदस्यको कुरा सुन्ने बानीको विकास गर्नुपर्दछ ।

• बैठकलाई उपलब्धिमूलक बनाउने: आवश्यकताभन्दा बढी बैठकहरू बस्नुभन्दा बसेका बैठकहरूलाई उपलब्धिमूलक बनाउनुपर्दछ ।

• वैठकस्थलको छनौट:कार्यप्रकृति अनुसार केही बैठकहरूको स्थान चयनले पनि कार्यको प्रभावकारितामा फरक पर्ने भएकोले आर्थिक कार्यविधिको अधीनभित्र रही कार्यालय बाहिर भए पनि बैठक गर्ने गर्नुपर्दछ ।

• चनाखोपन: विषेशगरी समूह नेताले समूहको र समूह सदस्यका गतिविधिहरू लक्ष केन्द्रित भए नभएको तर्फ सदैव चनाखो रहनुपर्दछ ।

• निरन्तरता: कार्य सम्पन्न नहुन्जेलसम्म समूहका गतिविधिहरूलाई निरन्तरता दिनुपर्दछ । कार्य प्रगतिको बारेमा सम्पूर्ण समूह सदस्यहरू जानकार रहनुपर्दछ ।

• अनुगमन मूल्याकंन: कार्यप्रभावकारिताका सूचकहरूको आधारमा नियमित रूपमा समूह सदस्यहरूको कार्यको अनुगमन मूल्याकंन समेत नेतृत्व तहबाट हुनुपर्दछ ।

• विश्राम: विशेष गरी लामो बैठक बस्नुपर्ने हकमा आवश्यकताअनुसार छोटो विश्राम लिने गर्दा पनि कार्य समूहको कार्य प्रभावकारिता बढ्ने हुन्छ ।

• नैतिकता र ईमान्दारिता: नेतृत्वकर्ताले आफ्नो कार्यप्रति उच्च नैतिक चरित्र र ईमान्दारिता देखाउनुपर्छ । त्यसो भएमा सोही अनुरूपको व्यवहार अन्य सदस्यहरूबाट देखिने अपेक्षा गर्न सकिन्छ ।

• खुला एवं स्पष्ट सञ्चार: समूहका सदस्यहरूबिच खुला एवं स्पष्ट रूपमा कार्य प्रगति, प्रक्रियाको बारेमा सञ्चार हुन जरुरी हुन्छ ।

• समूहका सदस्यहरूको संलग्नता बढाउने: कार्य जिम्मेवारी प्राप्त भइसकेपछि कार्य जिम्मेवारीबाट समूहका सदस्यहरू पन्छिन खोज्ने, अरूले नै आफ्नो कार्य गरिदियोस् वा मैले नगरे पनि हुन्छ होला भन्ने प्रवृत्ति देखिन सक्ने भएकोले नेतृत्वले सबै सदस्यहरूलाई परिचालित गर्ने तर्फ यथेष्ट ध्यान पुर्‍याउनुपर्ने हुन्छ ।

• समूहका सदस्यहरूको क्षमता एवं कमजोरी पहिचान गर्ने: क्षमता अनुसार नै समूहका सदस्यहरू छनौट गर्दा गर्दै पनि समूहगत रूपमा कार्य गर्दा सदस्यहरूमा समूहगत कार्यका लागि आवश्यक कुनै अन्य क्षमता वा केही कमजोरीहरू देखा पर्न सक्छन् । त्यसलाई पहिचान गर्दै कमजोरीलाई हटाउने वा भएको उपयोगी क्षमतालाई उपयोग गर्नेतर्फ लाग्नुपर्दछ ।

• सिकाई एवं तालिमका अवसरहरू प्रदान गर्ने: कार्य सम्पन्न गर्नका लागि आवश्यक कुनै सिकाई वा तालिम भए तिनको अवसर समेत समूह सदस्यहरूलाई प्रदान गर्नुपर्दछ । त्यसो भएमा समयमै कार्य सम्पन्न गर्न सहज हुन्छ ।

• नियमित बैठकको आयोजना: आवश्यकताअनुसार कार्य प्रभावकारिता बढाउन वा कार्यलाई गति दिन कार्यसूची अनुसार नियमित रूपमा उपलब्धिमूलक बैठकहरू आयोजना गर्नुपर्दछ ।

• असल कार्य वातावरणको सिर्जना: समूहका सदस्यहरूबिच असल कार्य वातावरणको सिर्जना गर्नु समूहगत कार्यको आधारभूत आवश्यकताभित्र पर्दछ । सदस्यहरूबिच विश्वास जगाएर, जिम्मेवारीको स्पष्ट बाँडफाँड गरेर र समूहलाई आवश्यक साधन श्रोत सम्पन्न बनाएर असल कार्य वातावरणको सिर्जना गर्न सकिन्छ । यसका साथै कार्यालयको अन्य वातावरणीय पक्षलाई समेत अनुकूल बनाउनुपर्दछ ।

• नेतृत्व क्षमता प्रदर्शन:समूह नेताले समूह सदस्यहरूबिच आफ्नो नेतृत्व क्षमता देखाउनुपर्दछ । असल नेतृत्व क्षमता प्रदर्शन गर्न सकेमा समूहका सदस्यहरू परिचालित भई लक्षमा पुग्न सकिन्छ । यसका लागि नेतृत्वले सबैसँग सहयोगी भावनाको विकास गरी समन्वय एवं सहकार्यको माध्यमबाट समूह सदस्यहरूलाई कार्य जिम्मेवारी प्रति उत्प्रेरित गर्नुपर्दछ ।

• एकढीक्का हुने: समूहमा रहेका सदस्यहरूलाई क्षमता अनुसारको फरक जिम्मेवारी दिइएको भए पनि सबैले एक ढिक्का भएर सामूहिक लक्ष प्राप्तितर्फ अघि बढ्नुपर्छ ।

माथि उल्लेखित सकारात्मक परिवर्तनहरूका साथसाथै समूहका सदस्यहरूबिच विश्वासको वातावरण बनाउने, परिवर्तन व्यवस्थापन, द्वन्द्व ब्यवस्थापन एवं तनाव व्यवस्थापन गर्ने, समूहलाई उत्प्रेरित गर्ने, कार्य योजना बनाउने, आत्म विश्लेषण गर्ने, सदाचार, निष्ठा, निष्पक्षता, समानता देखाउने लगायतका समयसापेक्ष परिवर्तनहरू ल्याउन सफल भएमा समूहको कार्य प्रभावकारिता अभिवृद्धि भई कार्यालयको उत्पादकत्व बढ्ने कुरामा दुई मत छैन ।

यद्यपि समूहको कार्य प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्ने नाममा समूहका सदस्यहरूलाई अनावश्यक दबाब दिने, सबैको अगाडी उनीहरूको कुरा काट्ने, उनीहरूसँग कराउने,रिसाउने, नसक्ने परिस्थितिमा वा असहमति हुँदाहुँदै पनि उनीहरूलाई बढी समय काम गर्न लगाउने, कार्य प्रगतिमा ढिला हुँदा समूह सदस्यहरूसँग आवश्यकताभन्दा बढी गुनासो गर्ने वा कारबाहीको प्रक्रियामा जाने दिशातिर भने कदापि पनि अघि बढ्नुहुँदैन।

४. निष्कर्ष
कार्यालयबाट तोकिएको जिम्मेवारी प्रभावकारी ढङ्गले पुरा गर्न समूहमा बसेर गरिने समूहगत कार्यले कार्यालयको लक्ष हासिल गर्न महत्त्वपूर्ण योगदान पुग्दछ । यद्यपि समूहगत कार्यमा सिर्जना हुनसक्ने समस्याहरूले तोकिएको कार्य प्रभाकारी हुन नसकी एकल प्रयासबाट हुन सक्ने जति पनि कार्य नभई समूह नै विघटन गर्नुपर्ने परिस्थितिको सिर्जना हुने भएकोले त्यस्ता समस्याहरूप्रति चनाखो रहँदै माथि उल्लेख गरिएका उपायहरू अवलम्बन गर्दै समूहको कार्य प्रभावकारिता अभिवृद्धि गर्नु आजको आवश्यकता हो ।

Tags :
प्रतिक्रिया दिनुहोस