कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणाली « प्रशासन
prasaLogo
१८ बैशाख २०७८, शनिबार

कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणाली


प्रकाशित मिति : 1 May, 2021 1:58 pm

विषय प्रवेश
कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणालीको अवलम्बनबाट साँच्चिकै नै कर्मचारीहरूले कार्यसम्पादन गर्दा सङ्गठनलाई हित हुने काम गरेका छन् कि अहित हुने काम गरेका छन् सो कुरा थाहा हुन्छ । यसको व्यवस्थाले कर्मचारीहरूले हरेक शाखामा निर्णय लिँदा व्यक्तिगत स्वार्थमा काम गर्छन् कि सङ्गठनात्मक स्वार्थमा ? सो कुरा थाहा हुन्छ । गलत अभ्यास भइरहेको भए उद्देश्यबाट विचलित नहुनका लागि व्यवस्थापकबाट के कार्य गर्ने कति बेला कार्य गर्ने सो को योजना बनाउन सहयोग गर्दछ । अर्थात् कुन कर्मचारीलाई तालिम तथा सीपको आवश्यकता पर्दछ र व्यक्तिगतरूपमा अन्य कर्मचारीसरह कुनै कर्मचारीलाई कसरी प्रतिस्पर्धी बनाउने सो को योजना बनाउन सहयोग गर्दछ । जव एनालाइसिस पछि सही ठाउँमा सही व्यक्ति पदस्थापन गरी जिम्मेवारी दिन यसले मद्दत गर्दछ ।

यसले कर्मचारीलाई मात्र होइन कि शाखागत व्यवस्थापकहरूलाई पनि कार्य गर्न उत्प्रेरित तथा जिम्मेवारी बनाउन मद्दत गर्दछ । उच्चरूपमा सङ्गठनको सुख दु:खमा साथ दिने कर्मचारी भनेको उच्च मनोबल युक्त कर्मचारी हुन्, सङ्गठनप्रति उच्च सकारात्मक मनोबल राख्ने कर्मचारी चिन्न र राख्न सक्नुपर्दछ । तिनीहरूले सङ्गठनको राम्रो भविष्यको बारेमा सोच्न सक्छन् । आफ्नो सीप क्षमता त्यसको लागि प्रयोग गर्न उत्प्रेरित हुन्छन् । त्यस्तै तोकिएको कार्य घण्टा भन्दा बढी पनि काम गर्न सक्छन् । प्रभावकारी कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणालीबाट यी कुरा चिन्न र लागु गराउन सहज हुन्छ ।

वास्तवमा कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणालीमा कर्मचारीको व्यक्तिगत व्यवहारलाई पनि ध्यान दिइने हुँदा उनीहरूको तनाव व्यवस्थापनलाई विशेष ध्यान दिइएको हुन्छ । अनुभवी र दक्ष कर्मचारीहरू कसरी सङ्गठनमा आबद्धता गराइराख्ने ? सम्भावित राम्रा कर्मचारीहरूले सङ्गठन छाड्ने दरमा कसरी कमी ल्याउने ? बदलिँदो प्रविधि प्रयोग र सूचनाको प्रयोगमा कसरी कर्मचारीलाई क्रियाशील बनाइराख्ने भन्ने जस्ता सवालको योजनागत तथा संस्थागत निर्णय गर्न व्यवस्थापकलाई सघाउ पुग्दछ ।

प्रिफर्मेन्स म्यानेजमेनट सिस्टम (पीएमएस) : सङ्गठनको मानव संसाधन विकासको महत्त्वपूर्ण कार्यमा कार्यसम्पादन व्यवस्थापनलाई प्रणालीमा ढाल्नु हो । कर्मचारीको कायप्रणालीलाई सुधार गर्नका लागि तिनीहरूलाई कार्यस्थलमा भेट गरी नियमितरूपमा उनीहरूको स्तर बुझ्ने, उनीहरूले सङ्गठनबाट के अपेक्षा गरेका छन् त ? तिनीहरूले के काम कसरी गरिरहेका छन् ? वास्तवमै मन लगाएर काम गरेका छन् कि छैनन् ? यी कुरा बुझ्नु आवश्यक हुन्छ । कर्मचारी भर्ना गर्नुपुर्व जव एनालाइसिस गरिन्छ ।  ‘जव डिस्क्रिप्सन’  भए अनुसारको काम कर्मचारीले पाएपछि उसले राम्रो परिणाम देखाए नदेखाएको हेर्न पनि जव डिस्क्रिप्सन नै हेरिन्छ । यस अर्थमा प्रिफर्मेन्स म्यानेजमेनट सिस्टमले कर्मचारीले सम्पादन गरेको जिम्मेवारीलाई उसलाई तोकिएको  जव एनालाइसिससँग तुलना गरी केही रिक्तता भएमा तालिम, सीप मार्फत् पूरा गर्ने तथा त्यहीँ लयमा कार्यसम्पादन गरेको भएमा थप हौसला र उत्प्रेरणा दिन सकिने निर्णयको आधार दिन्छ ।

मुख्यतया प्रिफर्मेन्स म्यानेजमेनट सिस्टममा तीन चरण हुन्छ ।
पहिलो चरण : यसमा कर्मचारीको उद्देश्य र सङ्गठनको उद्देश्य लाई कर्मचारीको कार्यसम्पादन सँग आबद्धता गरी कर्मचारीको काम प्रतिको बुझाई र प्रतिबद्धता लाई कसरी सकारात्मकता बनाउन सकिन्छ ? त्यस सम्बन्धमा योजना बनाउने कार्य हुन्छ । विशेष गरी यस्तो योजना बनाउँदा सङ्गठनको आवश्यकता, क्षमता तथा लक्ष्य निर्धारणका तत्त्वहरूलाई ख्याल गर्नुपर्दछ ।

दोस्रो चरण : कार्यसम्पादनको स्थिति सम्बन्धमा समय समयमा सूचना रिभ्यू गरिरहनु पर्दछ । यसमा हरेक कामहरू पूर्वनिर्धारित सेट गरिएको मानक र मानदण्डमा भइरहेका छन् कि छैनन् ? अद्यावधिक गर्ने कार्य हुन्छ । सुपरभाइजरबाट बेलाबेलामा दिइएका सुझाव ग्रहण गर्नु, व्यवस्थापक आफै कार्यस्थलमा गएर कार्य अवलोकन गर्नु, कर्मचारी सँगसँगै कार्य गर्नु जस्ता कार्यले सङ्गठन र कर्मचारी बिचमा रहेको कार्यप्रणाली प्रतिको सुझबुझ प्रस्ट पार्दछ ।

तेस्रो चरण : यसमा पूर्वनिर्धारित कार्यप्रणाली अनुसार कुन कर्मचारीले राम्रो कार्यसम्पादन गरेका छन् ? पुरस्कृत गर्ने कार्य पर्दछ । आर्थिक गैर आर्थिक किसिमको पुरस्कार वितरण गर्ने कार्य हुन्छ । यसले कर्मचारीलाई उत्प्रेरित त गर्छ नै साथै अझ राम्रो गर्नका लागि प्रोत्साहन पनि गर्दछ । भविष्यमा उपल्लो तहको लागि आवश्यक वृत्ति विकासको श्रृखलालाई मजबुत बनाउँछ । कर्मचारीहरू नयाँ प्रविधि, सूचना, कार्य तरिकामा अद्यावधिक हुने कार्यले सङ्गठनको समग्र प्रभावकारितामा वृद्धि त ल्याउँछ नै कर्मचारी पनि आफू सङ्गठनमा आबद्धता भएकोमा भित्रै देखि गर्व महसुस गर्दछ । ‘पे फर प्रिफरमेन्स’ अवधारणा लागु गराउन यसले सहयोग गर्ने हुँदा सङ्गठनमा कर्मचारी कार्य अनुपस्थिति दर हट्ने भई प्रतिबद्ध कार्यसम्पादन प्रणाली लागु गराउन मद्दत गर्दछ ।

प्रिफर्मेन्स म्यानेजमेन्ट सिस्टमले कसरी कर्मचारीमा ‘जव सेटिस्फेक्सन’  गर्दछ त ?
१) कर्मचारीको कार्यस्तर पत्ता लगाई उनीहरूलाई आवश्यक तालिम, सीप, निर्देशन दिन आवश्यक छ छैन व्यवस्थापकलाई निक्र्यौल गर्न सहज हुन्छ । यसबाट कर्मचारी आफैले उक्त कार्य गर्ने कुन पक्षमा कमजोर छु र सङ्गठनले यस्तो रिक्तता पुरा गर्न के गर्दछ ? भन्ने कुरा पूर्वआकलन गर्न सक्दछ वा सङ्गठनले महत्त्व दिएको महसुस हुन्छ । यसले कर्मचारी आफ्नो ‘जव सेक्युर’ भएको महसुस गर्दछन् ।
२) सङ्गठनमा आफ्नो तह वा शाखामा काम गर्दा नयाँ परिस्थिति बाट गुज्रनुपर्ने हुन सक्छ । त्यस्तो समयमा फरक जिम्मेवारी सहित निर्णय गर्न सक्ने क्षमताको वृद्धि गराउँछ, यसले पनि उनीहरूलाई काम प्रति सन्तुष्टि बनाउँदछ ।
३) कार्यसम्पादन तरिका अझ बढी राम्रो र सङ्गठनको लक्ष्य उन्मुख बनाउनको लागि उनीहरूको गुनासो व्यवस्थापन लाई पनि ध्यान दिनुपर्ने हुन्छ । हरेक शाखाको कार्यसम्पादनको सम्बन्धमा आवश्यक व्यवस्थापन, मूल्याङ्कन गर्ने परिपाटीले प्रत्येक शाखालाई हाम्रो लक्ष्य के हो ? हामी कहाँ छौँ ? कहाँ चुक्यौ ? सम्बन्धमा झकझकाउँछ ।
४) यस्तो प्रणालीमा विशेष गरी आफ्ना व्यक्तिगत तथा शाखागत लक्ष्यहरूका सम्बन्धमा विभिन्न तहमा र स्तरमा हुने कर्मचारी बिचमा खुल्ला बहस गर्ने र उपल्लो तहले गुनासो लाई शीघ्र व्यवस्थापन गर्ने अभिप्राय राखिएको हुन्छ ।
५) यसरी कर्मचारीका कमी कमजोरी, गल्ती तत्काल औँल्याई सुधार गर्नका लागि कर्मचारीलाई महसुस दिलाउने काम हुन्छ । यसबाट कर्मचारीमा मेरो जिम्मेवारी के हो ? सङ्गठनले मलाई कुन तहको सङ्गठनात्मक व्यवहार गर्दछ ? भन्ने सम्बन्धमा सकारात्मक धारणा बनाउन मद्दत गर्दछ ।
यसरी कर्मचारीलाई सन्तोषजनक रूपमा कार्य सम्पादन गर्न तथा सङ्गठनात्मक अपनत्व कायम गराई कार्यप्रति सन्तुष्ट कर्मचारी तयार पार्न यसले मद्दत गर्दछ ।

प्रिफर्मेन्स म्यानेजमेन्ट सिस्टमले सङ्गठनमा कसरी कर्मचारी स्थिरता, कर्मचारीको सङ्गठन प्रति निष्ठा वृद्धि गर्दछ ?
एउटा सन्तुष्ट तथा खुसी कर्मचारी आफूलाई सङ्गठनबाट सुरक्षित महसुस पनि गर्दछ । यसबाट कर्मचारीले सङ्गठन छाड्ने दर घट्छ नै साथै सङ्गठनका राम्रा पक्षका बारेमा खुलेरै बहस गर्ने तथा नकारात्मक पक्ष कसरी घटाउन सकिन्छ खुलेरै रचनात्मक सुझाव दिने बानीको विकास हुन्छ । कर्मचारीको पनि व्यक्तिगत जीवन हुन्छ । सन्तुष्ट कर्मचारीले व्यक्तिगत लक्ष्यलाई सङ्गठनात्मक लक्ष्यसँग आबद्ध तथा समन्वय गर्दै आफ्नो लक्ष्य पुरा गर्ने प्रयास गरिरहेको हुन्छ ।

जस्तो कि जब हामी कुनै सङ्गठनमा काम गर्न आबद्ध हुन्छौँ, हामी हाम्रो भविष्यको बारेमा पनि सोच्दछौँ । हाम्रो पारिवारिक जीवनको बारेमा पनि सोच्दछौँ, सन्तति, सम्पत्ति, ख्याति, साथीभाइ भन्दा हाम्रो अवस्थाको बारेमा पनि सोच्दछौँ । पारिवारिक र सामाजिक नजरमा हाम्रो अवस्था सोच्दछौँ । सङ्गठनमा कर्मचारी आबद्ध भएपछि कर्मचारीको काममा व्यवस्थापकले विश्वास मान्नुपर्दछ । कर्मचारीलाई विश्वासमा लिएर हिँड्न सक्नुपर्दछ । कर्मचारीले पनि सङ्गठन र यसको व्यवस्थापकीय क्रियाकलाप प्रति विश्वास राख्न सक्नुपर्दछ । एउटा सन्तुष्ट कर्मचारी सिर्जना गर्न सक्ने हो भने विश्वास सिर्जना गर्न सकिन्छ । प्रभावकारी सञ्चार, गुनासो सुनुवाइ, निर्णयमा सहभागिता, आदेशहरू संस्थागत, कार्य वातावरणमा हुने जोखिम न्यूनीकरण, कर्मचारीलाई कार्य विश्लेषण अनुसारको जिम्मेवारी प्रदान आदि कुराहरू व्यवस्थापन गर्ने तर्फ सङ्गठनको व्यवस्थापक लागिपर्नुपर्दछ । यी कुराहरूले हामीलाई हामीले सङ्गठनलाई के दियौ र सङ्गठनले हामीलाई के दियो? सो को उत्तर प्रदान गर्दछ ।

हामी सङ्गठनमा आबद्ध हुनु भनेको समय बिताउनु र आर्थिक सुविधा लिनु मात्र होइन । वैकल्पिक सङ्गठनमा बिताउने समय भन्दा उच्चतम किसिमले आफ्नो समय सिकाइमा प्रयोग गर्नु पनि हो । यसले हामीलाई सङ्गठन समय बिताउने स्थलको रूपमा मात्र लिनु हुँदैन भन्ने मान्यता राख्दछ । तनाव मुक्त वातावरण, पारदर्शी क्रियाकलाप र निर्णयले सङ्गठनको राम्रो पक्षको बारेमा कर्मचारीलाई खुलेरै वकालत गर्ने बानीको विकास हुन्छ । हामी सधैँ भरी सङ्गठनमा यही परिवेशमा रहिरहँदा हामी आफूलाई मूल्याङ्कन गर्न थाल्दछौँ कि हामी सधैँ भरी यही सङ्गठनमा रही काम गर्ने या विकल्प खोज्ने ? यही प्रश्नले उब्जाउँछ कर्मचारीले गर्ने निर्णय : कर्मचारी सङ्गठन छाडेर जाने या त्यही सङ्गठनमा रही आफ्नो  करियर बनाउने ।

कर्मचारीको कार्यसम्पादन प्रणालीलाई व्यवस्थित गर्न बनाइएका मानदण्ड तथा सर्तहरू लागु गर्न सकिने तथा प्राप्त गर्न सकिने हुनुपर्दछ । कहिले काहीँ कर्मचारीको उमेर, लिङ्ग, शिक्षा, परिवारमा आश्रित सङ्ख्या, सङ्गठनप्रतिको प्रतिबद्धता आदिलाई आधार मानेर कर्मचारीले सङ्गठनबाट चाहेको अपेक्षा निर्धारण गरेको हुन्छ । कतिपय व्यक्त हुन्छन् भने कतिपय अव्यक्त रूपमा । कर्मचारी सङ्गठनमा किन आबद्धता हुन चाहन्छ सो कुरा पूर्वरूपमा आकलन गरी सोही अनुसार उसलाई कार्य वातावरण दिनुपर्दछ । यद्यपि सङ्गठनमा आबद्धता भइसकेपछि वृत्ति विकासका क्रियाकलापहरूमा कर्मचारीले ध्यान दिने हुँदा यसलाई पनि समयसापेक्ष सम्बोधन गर्न सङ्गठन चुक्नु हुँदैन ।

निष्कर्ष :
कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणाली एउटा कार्य गर्ने तरिका, कार्य एकरूपता ल्याउने तरिका पनि हो । विश्वमा सार्वजनिक तथा निजी संस्था र निकायहरूमा यसको प्रयोग भई सकारात्मक नतिजा निस्किसकेको छ । कर्मचारीको लक्ष्य र सङ्गठनात्मक लक्ष्य बिचमा तादात्म्य सन्तुलनता राख्न कसरी सकिन्छ ? यसले जोड दिन्छ । सङ्गठनले लक्ष्य निर्धारण गर्दा ‘भ्यालु म्याक्सिमाइजेशन’लाई विशेष ध्यान दिएको हुन्छ । बाह्य वातावरणका विभिन्न अवरोधहरूलाई सामना गर्दै सङ्गठनले आन्तरिक कार्य वातावरण सबल र सक्षम बनाउनका लागि कर्मचारीको असन्तुष्टि सम्बोधन, कार्यसम्पादन स्तर वृद्धि, गुणस्तरीय जीवन, सामाजिक मूल्यमान्यता जस्ता कुरा पनि सम्बोधन गर्नुपर्दछ ।

एउटा कर्मचारी, कर्मचारी मात्र नभई मिलेको परिवारको(सङ्गठन) जिम्मेवार सदस्य भएको हुँदा उसलाई पनि निर्णय गर्ने, सहभागी हुने, उसका गुनासो सुन्ने व्यवस्था गरिनुपर्दछ । फरक सोच, दृष्टिकोण, पारिवारिक संरचनाबाट आएका व्यक्तिहरू माझमा हरेक कर्मचारीले कार्य गर्नुपर्दा पक्कै पनि व्यवस्थापकले दिएका संस्थागत निर्देशनमा बुझाई अस्पष्टता हुन सक्छ, परिणाम एउटै भए पनि कार्यशैली फरक हुन सक्छ, कोही अन्तरमुखी वा बहिर्मुखी हुन सक्छन्, कोही छिटो सिक्ने, कोही ढिलो सिक्ने, यी र यस्ता कुराहरूलाई चिनेर सबैको एकै बोली, व्यवहार, कार्यशैली र प्रणालीमा एकीकृत गर्नमा पीएमएसको अवलम्बन गर्न आवश्यक नै देखिन्छ ।

Tags :
प्रतिक्रिया दिनुहोस