कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्त्व - प्रशासन प्रशासन

कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्त्व


प्रकाशित मिति : ३ श्रावण २०७६, शुक्रबार ०७:३०

अवधारणा :
कुनै व्यक्ति, संस्था वा राज्यका लागि कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्त गर्नका लागि उपयुक्त विधि प्रक्रिया मार्फत मानवीय, भौतिक तथा आर्थिक स्रोतहरूको परिचालनको लागि निश्चियत सङ्गठन आवश्यक हुन्छ । यसरी राज्यका नीति तथा कार्यक्रमहरूको कार्यान्वयन, सार्वजनिक सेवा प्रवाह तथा व्यक्ति र संस्थाका उद्देश्य प्राप्तिका लागि निश्चियत समय, स्थानमा सम्पर्क विन्दु स्थापित गर्न आवश्यक हुने भई कार्यालय र त्यस्तो कार्यालयका आर्थिक, भौतिक र मानवीय स्रोत उचित संयोजन गर्न कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा विकास भएको हो ।

कार्यालय OFFICE
O = Open (कुनै कार्य सम्पादन तथा निश्चियत लक्ष्य हासिल गर्नका लागि खोलिएको )
F = Finance (आर्थिक स्रोत साधनको व्यवस्था गरिएको)
F = Fixed Time (निश्चियत कार्य समय तोकिएको)
I = Institution (संस्था/ सङ्गठन)
C = Controlling mechanism, Consistency (नियन्त्रण नियमनको व्यवस्था भएको, निरन्तर)
E = equipment (भौतिक, मानवीय तथा अन्य उपकरणहरूको व्यवस्था भएको)कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्तिका लागि निश्चियत स्थानमा आर्थिक, भौतिक र मानवीय स्रोतको संयोजन सहित स्थापित सङ्गठन कार्यालय हो ।

व्यवस्थापन MANAGEMENT = POSDCORB
P = Planning कार्य सञ्चालनको लागि योजना बनाउने
O = Organizing सङ्गठन निर्माण गर्ने
S = Staffing ‍ कार्यालयमा जनशक्तिको प्रबन्ध गर्ने
D = Directing कर्मचारीलाई नियन्त्रण र निर्देशन दिने
CO = Coordinating कार्यालय भित्र कर्मचारीबिच र वाह्यय सङ्गठन तथा सेवाग्राहीसँग समन्वय कायम गर्ने
R = Reporting समय र कार्यअनुसार प्रतिवेदन तयार गर्ने
B= Budgeting लागत अनुमान तयार तथा मितव्ययी र प्रभावकारी उपयोग गर्ने

कार्यालय व्यवस्थापन :
कुनै निश्चियत उद्देश्य प्राप्तिका लागि कानुनद्धारा स्थापित निकाय सङ्गठन कार्यालय हो । यसको उचित सञ्चालनका लागि कुशल रूपमा भौतिक स्रोतहरू (यन्त्र उपकरण, फर्निचर, भवन) मानवीय स्रोत(कर्मचारी), अभिलेख(कागजातहरू) उपयोग र सेवा प्रवाहको तरिका, माध्यम जस्ता समग्र पक्षको उचित व्यवस्था गर्ने प्रक्रियालाई कार्यालय व्यवस्थापन भनिन्छ ।

मितव्ययी, प्रभावकारी र कुशल तरिकाले कार्यालय सञ्चालनका लागि योजना बनाउने, त्यसको कार्यान्वयन गर्ने, मूल्याङ्कन तथा समय समयमा सुधार गर्ने, सङ्गठन निर्माण गर्ने, नियन्त्रण, समन्वय लगायतका कार्य प्रक्रियाहरूको समष्टि कार्यालय व्यवस्थापन हो ।

कार्यालय व्यवस्थापनका तत्त्वहरू
 कर्मचारी : कर्मचारीहरूको प्राप्ति, विकास, उपयोग तथा सम्भार सम्बद्ध समग्र क्रियाकलापहरू
 स्रोत साधनहरू: कार्यालयको कामका लागि प्रयोग हुने भवन, उपकरण, अभिलेख लगायतका स्रोत साधनहरूको कुशल तथा मितव्ययी उपयोग ।
 कार्य वातावरण : सामाजिक सांस्कृतिक अवस्था अनुसारको कर्मचारी कार्यालय र सेवाग्राही तथा उपभोक्ताहरूको सम्बन्ध तथा समन्वय सम्बद्ध कार्यहरू ।
 उद्देश्य : कार्यालयको उद्देश्य निर्धारण तथा सो प्राप्तिका लागि गरिने समग्र क्रियाकलापहरू
 कार्यालय विन्यास : कार्यालयलाई सेवाग्राही मैत्री बनाउन तथा कार्य प्रक्रिया सहज तुल्याउन कार्यालयका शाखा, फाँट, सहायता कक्ष, Waiting कक्षको उपयुक्त संयोजन तथा Layout निर्माण ।

कार्यालय व्यवस्थापनको महत्त्व
 सङ्गठनको लक्ष्य र उद्देश्य प्राप्ति गर्न
 स्रोत साधनको कुशल प्रयोग गर्न
 मितव्ययिता कायम गर्न
 सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउन
 कार्यालयको प्रभावकारिता र दक्षता अभिवृद्धि गर्न
 नयाँ विधि तौर तरिकाको प्रयोग गर्न
 नेतृत्व विकास गर्न
 कर्मचारीहरूलाई सङ्गठनमा उपयोग गरी रहन र अधिकतम लाभ लिन
 नागरिक सम्बन्ध सुमधुर बनाउन
 सङ्गठनमा आउने परिवर्तन व्यवस्थापन गर्न
 नियन्त्रण, समन्वय कायम राख्न ।

Tags:

प्रतिक्रिया दिनुहोस