कार्यालय « प्रशासन

कार्यालय


प्रकाशित मिति : ८ असार २०७६, आईतवार ०६:५२

कार्यालयको परिचयः

कुनै निश्चित उद्देश्य पूरा गर्न आवश्यक गतिविधिहरु सञ्चालन गर्न स्थापित निकाय, संस्था, संरचना तथा स्थान कार्यालय हो । सरकारले खास उद्देश्य लिई आमजनताका आवश्यकता पूरा गर्न, विकास निर्माणका क्रियाकलापहरु सञ्चालन गर्न तथा समग्रमा सार्वजनिक सेवा प्रवाह गर्न स्थापना गरेको कार्यस्थल सरकारी कार्यालय हो । कार्यालय कुनै सरकारी, गैर सरकारी र निजी क्षेत्रको कुनै खास, व्यावसायिक वा प्रशासनिक कार्य गर्ने स्थान पनि हो ।

संक्षेपमा कार्यालय,

  • कुनै संगठनले तय गरेका निश्चित उद्देश्य पूरा गर्न स्थापित संयन्त्र ।
  • सरकारका विभिन्न गतिविधिहरु सम्पादन हुने कार्यस्थल ।
  • सेवा वितरणको माध्यम तथा सेवाप्रदायक र सेवाग्राहीबीचको सम्पर्क विन्दु ।
  • निश्चित उद्देश्य, विधि, कार्य, समय, स्थान र मानव स्रोतको संलग्नता र सक्रियताको समष्टि ।

कार्यालयको उद्देश्यः

  • संगठनले तय गरेका उद्देश्य हासिल गर्नु ।
  • संगठनका विभागहरुबीच समन्वय तथा निर्देशन गर्नु ।
  • नीति तर्जुमा, कार्यान्वयन तथा अनुगमन गर्नु ।
  • सेवा प्रवाह गर्नु ।
  • निर्णय प्रक्रियामा सघाउ पुर्‍याउनु ।
  • अभिलेख व्यवस्थापन ।
  • सूचना प्रणालीलाई सुरक्षित राख्नु ।
  • जनसम्पर्क अभिवृद्धि गर्नु ।

कार्यालयका कार्यहरुः

  • आधारभूत कार्यहरुः सूचना उत्पादन, प्राप्ति एव संकलन, सूचनाको व्‍यवस्थित अभिलेखन, सूचनाको प्रशोधन, सूचनाको वितरण र प्रसार, सरोकारवालालाई सूचना उपलब्ध गराउने ।
  • सहायक कार्यहरुः नीति निर्माण र व्यवस्थापकीय, भौतिक व्यवस्थापन, मानव स्रोत व्यवस्थापन, सम्पत्तिको संरक्षण, जनसम्पर्क, कार्यालय कार्यप्रणाली र कार्यविधिहरुको विकास ।

कार्यालयको महत्‍व/आवश्यकताः

  • सरकारी वा निजी वा अन्य संगठनको उद्देश्य हासिल गर्न निर्दिष्ट गतिविधिहरुको सञ्चालन गर्न ।
  • नीति निर्माण, कार्यान्वयन र अनुगमन गर्न ।
  • कार्यक्रमहरु सञ्चालन गर्न ।
  • सूचना उत्पादन, संकलन, वितरण तथा सञ्चार गर्न ।
  • वस्तु तथा सेवाको प्रवाह तथा जानकारी दिन ।
  • सरोकारवाला तथा आमजनतासँग सम्पर्क बढाउन ।
  • कार्यालयले सम्पादन गरेका कार्यहरुको व्यवस्थित रुपमा अभिलेख राख्न ।
  • मानव स्रोतको उपयोग गरी उत्पादकत्व अभिवृद्धि गर्न ।
  • सम्बद्ध निकायहरुसँग सम्पर्क र समन्वय गर्न ।

कार्यालयको भूमिकाः

  • सूचना केन्द्रको रुपमा
  • समन्वय केन्द्र
  • नियन्त्रण केन्द्र
  • मध्यस्तकर्ताको रुपमा
  • स्मरण केन्द्र
  • सेवा केन्द्र
  • जनसम्पर्क केन्द्र
  • सञ्चार माध्यमको रुपमा

कार्यालयका अन्तरवस्तुः

  • उद्देश्य
  • विधि र प्रक्रिया
  • समय
  • स्थान
  • कार्यहरु
  • मावन स्रोत
  • लक्षित वर्ग

कार्यालय व्यवस्थापनः

परिचयः

राज्यले प्रदान गर्ने सेवाहरुलाई छिटो, छरितो, गुणस्तरीय, कम समय, उचित लागत तथा सहज प्रक्रिया अपनाई प्रभावकारी ढंगले वितरण गर्न चुस्त, दुरुस्त र सबल तथा व्यवस्थापकीय रुपले अब्बल कार्यालयको आवश्यकता पर्दछ । भौतिक, आर्थिक, प्राविधिक र मानव स्रोत लगायतका पक्षहरुको कुशल व्यवस्थापन, परिचालन तथा उपयोग गरी कार्यालयको कामकारबाहीलाई प्रभावकारी, वस्तुनिष्ठ, नतिजामुखी बनाउन कार्यालय व्यवस्थापन अपरिहार्य हुन्छ।

कार्यालय व्यवस्थापनले उपलब्ध स्रोतको मितव्ययी, कुशलतम् र प्रभावकारी प्रयोग गर्नमा जोड दिन्छ । यसले कर्मचारी व्यवस्थापन, जिम्मेवारीको बाँडफाँड गरी व्यवस्थापनलाई संगठनको लक्ष्य हासिल गर्नमा केन्द्रित गर्छ ।

यसरी कार्यालयका कामकारबहीलाई चुस्त दुरुस्त बनाई नतिजामुखी बनाउन गरिने समग्र प्रयास नै कार्यालय व्यवस्थापन हो । यसमा संगठनको आन्तरिक पक्षहरु र बाह्य पक्षहरुको कुशलरुपमा व्यवस्थापन गर्ने प्रयत्न गरिन्छ । यो कार्यालयको आर्थिक, भौतिक, मानवीय, कार्यविधिगत तथा स्रोतसाधनको उचित प्रबन्ध गर्ने कार्य हो।

कार्यालय व्यवस्थापन,

  • कार्यालयले आफ्ना दैनिक क्रियाकलापहरु नियमित र सुव्यवस्थित रुपमा गर्न योजना, संगठन, निर्देशन, समन्वय, एवं नियन्त्रण गर्ने कार्य हो।
  • संगठनको लक्ष्य प्राप्तिका लागि Man, Money, Material, Machine, Method, Market को उचित तालमेल, संयोजन तथा कुशल व्यवस्थापन पनि हो।

कार्यालय व्यवस्थापनको आवश्यकता/महत्वः

  • संगठनको निर्दिष्‍ट उद्देश्य हासिल गर्न ।
  • विना अवरोध कार्य सञ्चालन गर्न ।
  • सेवा प्रवाहलाई नियमित र प्रभावकारी बनाउन ।
  • नीति तर्जुमा, कार्यान्वयन तथा अनुगमन गर्न ।
  • नियन्त्रण तथा निर्देशन प्रणालीलाई व्यवस्थित गर्न ।
  • स्रोत साधनको उच्चतम प्रयोग गर्न ।
  • कार्यालयको दक्षता अभिवृद्धि गर्न ।
  • आपसी समन्यव तथा सहकार्य गर्न ।
  • सरोकारवाला तथा लक्षित वर्गसँग सम्पर्क राख्न ।
  • परिवर्तनलाई व्यवस्थापन गर्न ।
  • समस्या र चुनौतिको सामना गर्न ।
प्रतिक्रिया दिनुहोस