परिचय
कुनै विषयवस्तु तथा काम कारबाहीको बारेमा भएका लिखित, विद्दुतिय उपकरणमा भएका जानकारी तथा सूचनाहरू अभिलेख हुन ।

सबै प्रकारका पुस्तक, कागजात, नक्सा, चित्र, ध्वनि, सङ्केत वा सूचनामूलक दस्ताबेजहरू जसका कानुन आधारहरू हुन्छन् र जो निर्णय प्रक्रियामा उपयोगी हुन सक्छन् त्यसलाई अभिलेख भनिन्छ ।

अभिलेखको प्राप्ति, छनौट, मूल्याङ्कन, अवधि निर्धारण, वर्गीकरण गरी आवश्यक अभिलेखको भण्डारण र अनावश्यक अभिलेखको तुल्याउने सम्मको व्यवस्थित कार्यलाई अभिलेख व्यवस्थापन भनिन्छ । यो निम्न चक्रमा समाविष्ट भएको हुन्छ,
१. अभिलेखको सृजना
२. अभिलेखको सर्वेक्षण र उपयोग
३. अभिलेखको भण्डार र धारणा
४. अभिलेखको फेरबदल
५. अभिलेख हस्तान्तरण

असल अभिलेखका गुणहरू
– अद्यावधिक
-विशिष्ट
– विश्वसनीय
– संक्षिप्त
– सान्दर्भिक
– सूचनामूलक
– स्वाभाविक
– प्रमाणिक

अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य
– महत्त्वपूर्ण सूचनाहरूको संरक्षण गर्नु,
– कार्यालय सञ्चालनलाई मृत रूप दिनु,
– उपयुक्त प्रमाण पेस गर्न सहयोग गर्नु,
– कार्य सञ्चालनलाई नियमित र चलायमान गराउनु,
– सूचना अभिलेखलाई आवश्यकता अनुसार प्राप्त गर्न सहजता ल्याउनु,
– पारदर्शिता प्रवर्द्धन गर्नु,
– कार्यसम्पादन लागतमा मितव्ययिता कायम गर्नु,
– संस्थागत स्मरणलाई मजबुत बनाउनु ।

अभिलेख तथा अभिलेख व्यवस्थापनको उद्देश्य, आवश्यकता र महत्त्व :
– समयमै कागजात प्राप्त गर्न
– नीति र निर्णय गर्न सहजताका लागि
– सूचनाको भरपर्दो स्रोत
– कार्यालयको दैनिक कार्यमा सरलताका लागि
– संस्थागत स्मरण कायम राख्नका लागि
– गल्ती त्रुटि पत्ता लगाउन, रोक्नका लागि
– भूत वर्तमान र भविष्यको तुलना गरी लक्ष्य प्राप्तिमा योगदान पुर्‍याउन
– अभिलेख सुरक्षित राख्न

अभिलेख व्यवस्थापन गर्दा ध्यान दिनु पर्ने कुराहरू
– अभिलेख व्यवस्थापन दर्ताबाट सुरु हुन्छ, त्यसलाई व्यवस्थित गर्ने,
– फाइल पञ्जिका बनाइ त्यसको बाहिर विषय तथा विषय कोड राख्ने,
– दराज तथा र्याकको उचित तवरले उचित ठाउँमा राख्ने,
– कम्प्युटर प्रणालीको प्रयोग गर्ने,
– कागजातहरू अतिमहत्वपूर्ण, महत्त्वपूर्ण गरी छुट्ट्याउने,
– भण्डारणको उचित तवरले व्यवस्थापन गर्ने,
– धुल्याउनु पर्ने कागजातहरू समयमानै धुल्याउने,
– कागजातहरूको सुरक्षा गर्ने कुरामा ध्यान दिने ।

कुनै पनि सङ्गठन सञ्चालनका लागि (4M+I) Man, Money, Methods, Materials र Information आवश्यक हुन्छ । सूचना, तथ्याङ्कहरूको सङ्कलन, वर्गीकरण र व्यवस्थित संयोजन मार्फत भविष्यमा त्यसको उपयोगको सूनिश्चतता तथा संस्थागत दक्षता अभिवृद्धिको लागि अभिलेख व्यवस्थापन कार्यालय व्यवस्थापनको एक अपरिहार्य र संवेदनशील पक्षको रूपमा लिइनु पर्छ ।

र यो पनि :
कार्यालयमा संचारको महत्व, प्रकार र माध्यम

टिप्पणीको परिचय र ढाँचा

कार्यालय र कार्यालय व्यवस्थापनको अवधारणा र महत्त्व