२०७७ फागुन २५ गते प्रहरी कितावखाना लैनचौर र २०७७ चैत्र १२ गते शिक्षक कितावखाना पुगी तहाँका उपमहानिर्देशक, निर्देशक, अभिलेख व्यवस्थापनमा संलग्न कर्मचारी र कम्प्युटर प्रविष्टी सँग सम्वन्धित कर्मचारीसँग गरेको परामर्श, शाखाहरुको कार्यप्रकृया तथा अभिलेख व्यवस्थापनको अवस्था अवलोकन गर्ने काम भयो । त्यसैगरी गत एकमहिनाको अवधिमा राष्ट्रिय कितावखानाको महानिर्देशकको रुपमा निजामती तर्फको अभिलेख एवं समग्र कितावखाना व्यवस्थापनमा सरिक भएर प्राप्त सिकाइका आधारमा केही कुरा लेख्ने रहर जाग्यो । साविकमा मुलुकी कितावखानाको रुपमा स्थापना भई हालसम्म सरकारी निजामती कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन तथा सो सँग सम्वन्धित काम गर्दै आएको र गौरवमय इतिहास वोकेको राष्ट्रिय कितावखाना र यसका तीनवटा विषयगत पक्षको सम्वन्धमा केही विषयहरु उजागर गर्न र पाठकहरुसमक्ष सेयर गर्नु उपयुक्त देखी यो आलेख तयार गरेको छु ।

राष्ट्रिय कितावखाना (निजामती)
• कर्मचारी करिव ६५ जना कार्यरत रहेका छन् । कामको प्रकृतिअनुसार नै फ्रन्टलाइनमा काम गर्ने पदमा धेरै जना कार्यरत देखिन्छन् ।
• क्षतिग्रस्त हरिहरभवन अगाडिपट्टि बनेका प्रिफ्याव टहराहरुका साथै साविक क्षेत्रीय कृषिको पूरानो भवन र पशु सेवा विभागले उपलव्ध गराएको केही कोठाहरुसमेतबाट निजामती तर्फका अभिलेख व्यवस्थापन र सोसँग सम्वन्धित सेवा प्रवाहका कामहरु भैरहेका छन् ।
• संघीयता कार्यान्वयनपश्चातको अवस्थामा स्थानीय तह र प्रदेशमा समेत कार्यरत स्थायी कर्मचारीको पहिचान खुल्ने अभिलेख राखी अद्यावधिक गर्दै जानुपर्ने देखिन्छ । भावी दिनमा प्रदेश तहमा कितावखानाको परिकल्पना हुन सक्दछ तसर्थ अहिलेको लागि विवरण कम्पयुटरीकृत गरी राख्ने र अनुकूल समयमा हस्तान्तरण गर्नु उपयुक्त हुने देखिन्छ ।
• २०५० को दशकमा शासकीय सुधार कार्यक्रमबाट कितावखानाको अभिलेख व्यवस्थापनलाई सूचना तथा सञ्चार प्रविधि र कम्प्युटर सफ्टवेयरमा आधारित वनाउने पहल भएको हामीलाई थाह छ । अहिले कर्मचारीको व्यक्तिगत अभिलेख वा सिटरोल प्रविष्टि, सम्पत्ति विवरण दर्ताको जानकारी, काठमाण्डौ उपत्यकाका कार्यालयको हकमा हरेक वर्ष तलवी प्रतिवेदन प्राप्त गरी पारित गर्ने, सेवाबाट राजिनामा दिँदा वा अनिवार्य अवकास हुँदा वा कुनै कारणले पारिवारिक निवृत्तिभरण तथा अन्य सुविधा आकर्षित हुँदा सो सम्वन्धमा प्रमाण कागज र कितावखानाको अभिलेख भिडाइ सुविधा यकिन गर्ने काम यस विभागको पेचिलो र संवेदनशील काम रहेको पाँए । राज्य कोषमा व्ययभार पर्ने कामका हरेक निर्णय तथा अधिकारपत्र जारी हुँदा डवल चेक गर्नुपर्ने महसूस समेत भयो । वर्षेनी पेन्सनको दायित्व वढ्दै गएको र निजामती कर्मचारीको भरोसाको विषय समेत भएको हुँदा यी दुईवीच सन्तुलन ल्याउनु जरुरी छ ।

यस कितावखानामा यदि सम्वन्धित कार्यालयबाट समयमै वृत्ति विकासका सवै घटनाको सत्यतथ्य जानकारी प्राप्त गर्न सकियो भने मूलत देहायका प्रतिवेदन जानकारीस्वरुप नेतृत्वतहलाई प्राप्त हुने देखिन्छ :
 शासकीय तहअनुसार कुन संगठन र सेवामा के कति दरवन्दी छ र पदपूर्ति के कति छ
 उपत्यकाभित्रका कार्यालयको तलवी प्रतिवेदन र सो को इतिहास के कस्तो छ
 सेवानिवृत्त कर्मचारीको पद, सेवा, समूह, सेवाअवधि/अनुभव खुल्ने विवरण
 आ.ब. अनुसार सम्पत्ति विवरण वुझाउने र नवुझाउनेको विवरण
 आगामी निश्चित अवधिमा अनिवार्य अवकाश हुनेको विवरण
 कर्मचारीको संख्या सेवा सुविधा, पुरस्कार र सँजायको जानकारी

अहिलेको कार्यप्रवाह व्यवस्थित र चुस्त नै छ । प्रमाण कागजात यकिन भएपछि सोही दिन काम हुनुलाई सकरात्मक नै मान्नुपर्दछ । भोलिका दिनमा अनलाइनरुपमा कागजात लिने र अधिकारपत्र वा अन्य सेवा लिनका लागि मात्र प्रणालीमार्फत खवर पठाएको समयपछि कार्यालयमा आउनेगरी व्यवस्था मिलाउन सकिएला । केही वर्षपछि इ पेन्सन पनि संभव होला तर अहिलेको अवस्था भनेको सेवाग्राहीलाई फाराम भर्न सहजीकरण गर्नेदेखि प्रमाण पुग्नासाथ काम नरोकिने अवस्थाको सिर्जना गर्न कितावखानाको टीम सजग र खुशीसाथ लागिरहेको छ । यसको प्रमाणका रुपमा हालसालै पेन्सनपट्टा वनाइ सो सम्वन्धमा फेसवुक वालमा पृष्ठपोषण राख्नुभएका एकजना पूर्व कर्मचारीको देहायको फेसवुक अप्डेट इमेजबाट पनि थाह लाग्दछ :

कितावखानाको कामलाई थप प्रभावकारी वनाउनका लागि खासगरी कार्यवातावरण अनुकूल हुनेगरी कार्यालय भवन आवश्यक छ । नयाँ भवन तयार गर्नेवेलासम्मका लागि पनि पर्याप्त कोठा भएको कुनै भवन कि त सरकारी कार्यालयबाट प्राप्त गरेर वा भाडमा लिएर पनि अभिलेख व्यवस्थित गर्नुपर्ने छ । पूराना अभिलेखहरुमा धुलो हुने, नयाँ पूराना कागज र दराज क्याविनेटहरुमा जम्ने धुलोसँग मुकाविला गर्दै निरन्तररुपमा अभिलेख व्यवस्थापनमा खटिने कर्मचारीलाई कुनै न कुनै किसिमको प्रोत्साहन आवश्यक पर्ने देखियो । यसवाहेक विभिन्न तह र स्तरका कार्यालयहरुसँग निरन्तर सम्वाद, अन्तरकृया गोष्ठी तथा समन्वय वैठकहरु हुन सकेमा विवरण अद्यावधिक हुने काममा टेवा पुग्ने देखिन्छ । कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयहरु र जिल्ला प्रशासन कार्यालयमा क्रमश लेखा प्रमुख र कार्यालय प्रमुखलाई अभिमुखीकरण गर्ने र नयाँ सवालहरुका सम्वन्धमा जानकारी गराउने खालका कार्यक्रमहरु पुन निरन्तरता पाउनु जरुरी छ ।

राष्ट्रिय कितावखाना (प्रहरी)
• कितावखानाको यो महाशाखाले जनपद प्रहरी, शसस्त्र प्रहरी र राष्ट्रिय अनुसन्धान विभागमा कार्यरत र उक्त सरकारी संस्थाबाट अवकास भएका कर्मचारीहरुको अभिलेख राख्ने र सुविधाहरुको अधिकारपत्र उपलव्ध गराउने काम गर्दछ । अहिले यो कितावखानाको कार्यालय लैनचोरस्थित आफ्नै भवनमा रहेको छ ।
• विभागमा निजामती कर्मचारीका अलावा २२ जना प्रहरी तथा राष्ट्रिय अनुसन्धान विभागका गरी जम्मा कर्मचारी कार्यरत रहेका छन् ।
• यसमा जनशक्तिको व्यवस्था र स्रोतको अख्तियारी गृह मन्त्रालयबाट प्राप्त हुने गरेको छ ।
• प्रहरी कर्मचारीको मृत्यु भयो, हकदारको मृत्यु भयो भने सो बमोजिमको अभिलेख अद्यावधिक हुन नसकेको । यसखाले कागजागत अलग राख्न वा कागज धुल्याउने काम पनि हुन नसकेको । अवकास भएको १० वर्ष नाघेपछि सो अभिलेख व्यहोरा जनाई नष्ट गर्ने सकिने देखिन्छ ।

राष्ट्रिय कितावखाना (शिक्षक)
• सिटरोल विवरणसहितको शिक्षकको पिआइएस, सम्पत्ति विवरण, तलवी प्रतिवेदन राख्ने ग्रेड मिलान गर्ने र अवकासपछिको सुविधा सम्वन्धी प्रशासन गर्ने निकाय ।
• शिक्षकहरुले स्थायी नियुक्ति लिएपनि आफ्नो जन्ममिति, नियुक्ति पत्र र सोका लागि भएको सिफारिस, सिटरोल र सोमा इच्छाइएको व्यक्ति, विदा प्रमाणित, विद्यालय परिवर्तन हुँदा लिइएको रमाना, असाधरण विदाको अभिलेख लगायतका महत्वपूर्ण अभिलेख राम्रोसँग राख्न र कितावखानामा आउँदा लिई आउन नसकेको हुँदा पटकपटक समितिको वैठक वसी उपयुक्त निर्णय हुने गरेको ।
• शिक्षकहरुको प्रमाणकाजगातको अभिलेख व्यवस्थापन तथा थप सुधारले माग गरेको बढ्दो काम र उपलव्ध जनशक्तिवीच तालमेल नभएको ।
• सफ्टवेयरको प्रयोग गरी पेन्सन पट्टा र परिचयपत्र लगायतका काजगातहरु प्रिन्ट हुने र कम्पयुटरिकृत अभिलेख रहने भएतापनि सर्भरको क्षमता अति नै कम भएको हुँदा हरेक हप्ताजस्तो जम्मा भएको डाटा ट्रान्सफर गर्नुपर्ने वाध्यता रहेको ।
• वि सं २०५७ अघि नियुक्ति लिई कमसेकम १० महिना तालिम प्राप्त गरेका ११००० शिक्षकलाई प्राविधिक ग्रेड उपलव्ध गराउने काम मात्र हैन अस्थायी शिक्षकलाई गोल्डन ह्यान्डसेक वापतको सुविधा दिने काम पनि यही कितावखानालाई आइपरेको छ ।
• कम्प्युटर इन्जिनियर करारमा कार्यरत रहेको र कम्प्युटर अधिकृत लोकसेवामा माग गरिएको भएतापनि पदपूर्ति भैसकेको छैन । कम्प्युटर अपरेटरले सूचना प्रविधि व्यवस्थापनको समन्वय गर्नुभएको रहेछ ।
• साविकमा यहाँ काम गर्ने कर्मचारीलाई प्रोत्साहन भत्ता समेत उपलव्ध हुने गरेकोमा हाल सो व्यवस्था नहुँदा कार्यालयसमयवाहिर काम लगाउन अप्ठेरो रहेको र कर्मचारी नटिक्ने समस्या रहेको पाइयो ।

समग्रमा राष्ट्रिय कितावखाना र अलग अलग हेर्दा उल्लेखित तीनवटै कितावखानाहरुले राम्रो सिकाइलाई एकअर्कामा लागू गर्दै अघि वढ्नुपर्ने देखिन्छ । अभिलेखको महत्व र दुरगामी असरलाई मध्यनजर गरी संलग्न जनशक्तिको क्षमता विकास तथा प्रोत्साहनको पक्षलाई समेत संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन तथा अर्थ मन्त्रालयबाट पनि सकरात्मक रुपमा लिई सिंगो सार्वजनिक कर्मचारीको अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने विषयलाई उच्च प्राथमिकता मिल्नेमा विश्वास लिन सकिन्छ ।